仕事ができる人とできない人のタスク管理

仕事ができない人の習性

 

先週、ある営業の方とお会いする予定でした。

当日の資料を前日までにお送りすると言われていたのですが、届かぬまま。

当日朝PCメールを開くと、夜中2時前くらいに資料は送られてきていました。

この時点で嫌な気配しかしませんでしたが

会う時間を過ぎても来られず。

20分くらいを過ぎた頃に。

「すいません。寝坊しました。」

というお電話。

これはかなりの確率でそうなのですが、

仕事ができない人はメールの返信が遅いです。

それは「はい」「いいえ」のような返信の早さじゃなくて、

提出物や選択事項の決定がいつもぎりぎり(というか遅れてる)です。

で、それは多分、メールに限らず

なんでも後回しにするクセがあるんですよね。

うしろうしろに伸ばすから、どんどん溜まって、忙しい忙しい言って、

最終的には、もっともやってはいけないクオリティの低いパフォーマンスをしてしまう、という悪循環を生みます。

 

仕事ができる人

昔は僕も、やってもやっても仕事が終わらなくて、

どうやって効率よくこなしていけばいいんだろうと思っていた時期もあり、

できる方達、そしてできない方達を観察していました。

で、わかりました。

仕事に、できるもできないも、そんな差はないな、と。(確かに天才的に仕事ができる人はおられます。)ただ、

仕事ができる人たちは何事もシンプルにしています。

そこにはどうもこうも技術的な事はなくて。

すぐやる。

それだけだな、と。

タスク管理ってどうやってすればいいんだろう?という時点で、多分ダメなんですよね。

日頃の仕事にタスク管理という仕事を自ら上積みしてさらに忙しくしてるだけ。

という事に気づきました。

仕事を同時にたくさん抱え込んでる事が当たり前、

という間違った感覚になってしまっているのではないかと思います。

仕事ができない人達は自ら複雑にしています。

整理整頓や掃除なんかもそうで、

どうやったら部屋がきれいになるだろう、

もずっと考えてきましたが、

整理がへたくそな僕が、整理しようとしていること自体が、思い上がりだったという事に気づきました。

持たない。抱え込まない。

が一番シンプルで近道です。

服は1枚買ったら1枚捨てる、ようにしてます。着るかもな~、は捨てる。

何事も増やさない。管理する時点でコスト。という考え方です。

部屋が散らかっている人ってだいたい捨てれない人なんですよね。

で、そういう整理が苦手、という一面があるのに、さらに。

自ら整理しないといけないものを増やして、

「どうやったら片付け上手になるかしら?うふふ。」

て悩むけど

もうそれ以前の問題なんじゃないかなと。

 

仕事も一緒だと思っていまして、

タスク管理なんて本当に忙しい人以外しなくていいんだと思います。

昔はPCのメールを開いては、フラッグ立てて

これとこれをしないといけないな、と書き出して、

一つずつやって塗りつぶしては、

倍くらいのペースでタスクも増える。

増えたタスクを見て嫌になる。

というのを繰り返していました。

でも、その書き出して管理する、という事自体が、無駄だと思いました。

見た瞬間、その場で判断できることは全部返信する。

 

メールもLINEも見た瞬間、返す。溜めない。

マークとかしない。

マークすると、気が緩み、絶対後回しにします。

確かにその管理法だと時々忘れることもありますが、

本当に必要案件であれば、また催促され思い出します。

その程度でみんなから忘れ去られていくようなく事は大事な事じゃなかった、と思うようにしています。

こういう管理に変えてから、めちゃくちゃラクになりました。

もちろん絶対しないといけない緊急案件や中期、長期のものでメモ管理しているものもありますが。

ほとんどのタスクは、実はすぐ終わるものばかり、だと思えるようになりました。

そもそも忙しくしているのも、全部自分自身だな、と。

世の中には100軒も1000軒もお店をされてあるような方もたくさんおられ、

時間という平等さと、その人達を前に、

忙しい、だなんて絶対言えません。仕事ができません、って宣言してるみたいです。

そういう方は

本当に大事な物、事、権限だけを残して、あとは全て、他の人に委ねてますね。

何事もシンプルに。

 

 

まずはメールを見たら、すぐ返す、だけでも始めてみることをオススメします。

暇だから、こんなブログをダラダラ書いたりしちゃうんでしょうけど。

 

 

 

 

 

 

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